Procediment de gestió de les comunicacions

1. Recepció

Cada comunicació rebuda pel formulari rep un codi de seguiment. Qui informa tria una clau i, amb el codi i la clau, pot veure’n l’estat, llegir les respostes i afegir-hi informació en qualsevol moment, també si és anònima.

Les verbals, en una reunió presencial, es documenten amb una acta que qui informa pot revisar, corregir i acceptar des del seu codi.

La rep la persona Responsable del Sistema. Si la comunicació l’afecta, s’absté d’intervenir i l’empresa n’encarrega la gestió a un tercer independent.

2. Acusament de recepció

El canal confirma la recepció a l’instant, en pantalla i, si qui informa ha deixat un correu, també per correu (sense el contingut). En tot cas, dins dels set dies naturals següents a la recepció.

Qui informa també pot adreçar-se, en qualsevol moment, als canals externs: l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant, A.A.I., l’Oficina Antifrau de Catalunya i, en matèria de blanqueig de capitals, el Sepblac; i, si escau, a les institucions, òrgans o organismes de la Unió Europea.

3. Admissió

Qui gestiona la comunicació analitza si s’admet a tràmit. Pot no admetre-la si els fets no són versemblants, si no són una de les infraccions que cobreix el canal, si és manifestament infundada o si repeteix una comunicació anterior sense informació nova. Qui informa en rep el motiu.

4. Investigació

Es recullen les proves que calguin, es pot demanar més informació a qui informa i s’escolta la persona afectada, a qui s’informa dels fets que se li atribueixen en el moment oportú per no frustrar la investigació.

Si els fets poden ser constitutius de delicte, la informació es remet immediatament al Ministeri Fiscal (o a la Fiscalia Europea, si afecten els interessos financers de la Unió Europea).

5. Termini i resposta

La resposta es dona en un termini màxim de tres mesos des de la recepció. En casos d’especial complexitat, el termini es pot ampliar una vegada, tres mesos més, explicant-ne el motiu. En tancar la comunicació, qui informa en rep la conclusió.

6. Registre i conservació

Totes les comunicacions i les investigacions queden en un llibre registre, que no és públic i que només veu qui gestiona cada comunicació.

Si en tres mesos des de la recepció no s’ha admès ni investigat, el seu contingut s’esborra i al llibre només hi queda una línia sense dades personals. En cap cas es conserven les dades més de deu anys.

7. Deure de secret

Qui gestiona el canal guarda secret sobre la identitat de qui informa i sobre tot el que coneix a través del canal, fins i tot després de deixar de gestionar-lo.