Procedimiento de gestión de las comunicaciones

1. Recepción

Cada comunicación recibida por el formulario recibe un código de seguimiento. Quien informa elige una clave y, con el código y la clave, puede ver el estado, leer las respuestas y añadir información en cualquier momento, también si es anónima.

Las verbales, en una reunión en persona, se documentan con un acta que quien informa puede revisar, corregir y aceptar desde su código.

La recibe la persona Responsable del Sistema. Si la comunicación le afecta, se abstiene de intervenir y la empresa encarga su gestión a un tercero independiente.

2. Acuse de recibo

El canal confirma la recepción al momento, en pantalla y, si quien informa ha dejado un correo, también por correo (sin el contenido). En todo caso, dentro de los siete días naturales siguientes a la recepción.

Quien informa puede acudir también, en cualquier momento, a los canales externos: la Autoridad Independiente de Protección del Informante, la Oficina Antifrau de Catalunya y, en materia de blanqueo de capitales, el Sepblac; y, en su caso, a las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

3. Admisión

Quien gestiona la comunicación analiza si se admite a trámite. Puede no admitirla si los hechos no son verosímiles, si no son una infracción de las que cubre el canal, si carece manifiestamente de fundamento o si repite otra anterior sin información nueva. Quien informa recibe el motivo.

4. Investigación

Se recogen las pruebas que hagan falta, se puede pedir más información a quien informa y se escucha a la persona afectada, a la que se informa de los hechos que se le atribuyen en el momento oportuno para no frustrar la investigación.

Si los hechos pueden ser constitutivos de delito, la información se remite de inmediato al Ministerio Fiscal (o a la Fiscalía Europea, si afectan a los intereses financieros de la Unión Europea).

5. Plazo y respuesta

La respuesta se da en un plazo máximo de tres meses desde la recepción. En casos de especial complejidad, el plazo se puede ampliar una vez, otros tres meses, explicando por qué. Al cerrar la comunicación, quien informa recibe la conclusión.

6. Registro y conservación

Todas las comunicaciones y las investigaciones quedan en un libro-registro, que no es público y solo ve quien gestiona cada comunicación.

Si en tres meses desde la recepción no se ha admitido ni investigado, su contenido se borra y en el libro solo queda una línea sin datos personales. En ningún caso se conservan los datos más de diez años.

7. Deber de secreto

Quien gestiona el canal guarda secreto sobre la identidad de quien informa y sobre todo lo que conoce por el canal, incluso después de dejar de gestionarlo.